REVISTA BIMESTRAL
OCTUBRE - NOVIEMBRE 2019 I NUMERO 164
Agro Exportadores
» Premio CPIA Bioenergía 2019

 

Cómo negociar
con un cliente japonés


 
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Ing. Agr. Ricardo Hara
MN. 10822*01*01
Director de Biz Dragon, consultora de negocios entre Asia y Latinoamérica. Dirige además el Curso de Asia del Programa de Bioeconomía (FAUBA).
 
   

Además de la tercera economía del mundo, Japón constituye una puerta de entrada para el resto del sudeste asiático. Por ello, es un ansiado objeto de deseo para muchas empresas argentinas que buscan expandir sus negocios. Te contamos cómo lograr un vínculo efectivo con este público consumidor, que reclama la excelencia no sólo en calidad, sino también en diseño.

Como en cualquier caso, una negociación efectiva implica saber gestionar correctamente tres factores: poder, tiempo y conocimiento.
En este contexto, para negociar exitosamente en Japón, es esencial conocer sus patrones culturales y de comportamiento, muchos de ellos ancestrales, lo que puede implicar tener que olvidar lo aprendido hasta ahora, o al menos modificar ciertas conductas. Con los japoneses no funcionan las técnicas de la negociación dura, la presión para acordar, el regateo de precios o la imposición de límites de tiempo.

Por otra parte, mientras que los negociadores occidentales son individuos empoderados para discutir y decidir personalmente en nombre de su empresa, los japoneses no están habilitados para ello.
Por esa razón, resulta de gran importancia conocer y comprender los protocolos de negocios y los mecanismos de toma de decisiones de las empresas japonesas.

Aspectos protocolares

 
 

Los japoneses suelen asignarle una gran importancia a los modos, formas y caminos en todos los órdenes, incluyendo los negocios, siendo fundamental tener en cuenta estos aspectos que suelen soslayarse por considerarse secundarios.

Vestimenta: Para ir al trabajo, los japoneses visten usualmente trajes oscuros, camisas blancas y corbatas sobrias, de modo que para las reuniones de negocios no conviene vestir ropa muy llamativa ni ropa de sport.

Horario de reunión: Cumplir estrictamente con el arribo a la hora señalada ya que el uso del tiempo en Japón es absolutamente rígido y no se admiten excusas para los retrasos.
Las reuniones empiezan y terminan exactamente a la hora prevista y en cada reunión solamente se discuten los asuntos que se han acordado en la agenda establecida con anticipación, de modo que no cabe la improvisación, ni la flexibilidad en los temas a tratar.

Saludo inicial: Ante la duda, es mejor cederles la iniciativa, ya que con los extranjeros suelen utilizar un apretón de manos, pero en ocasiones formales realizan una reverencia cuyo grado de inclinación muestra el status que se le concede a la otra parte. Debe evitarse el contacto físico (abrazos, besos) ya que los japoneses no están acostumbrados. El trato es muy formal y se llama a las personas por su apellido, precedido de Señor (Mr) o bien se puede utilizar el sufijo “san” después del apellido, pero raramente se usan los nombres de pila, al menos entre los japoneses.

Tarjetas de presentación (meishi): Se intercambian al principio de la reunión y se considera un descortesía no ofrecerlas, de modo que es fundamental llevar siempre tarjetas consigo y en suficiente cantidad.
Para entregar las tarjetas hay que usar las dos manos acompañando con una reverencia que refleja respeto y el texto de la tarjeta debe quedar legible para el receptor. Durante el tiempo que dure la reunión, las tarjetas deben dejarse encima de la mesa y no debe hacerse ninguna anotación en ellas.

Conversación inicial: Debe evitarse hablar directamente del negocio en los primeros tramos de la reunión y tampoco abordar temas conflictivos (política, religión, guerra, etc.). Salvo que se le pregunte, tampoco sobre temas privados autorreferenciales ni expresar opiniones personales de forma reiterada, ya que los japoneses priorizan el conjunto frente al individuo. Esto es “nosotros” versus “yo”.

 
 

La negociación

Para comenzar una negociación con el pie derecho, es importante estudiar en forma previa y detallada la empresa que se va a visitar, así como llevar un adecuado material sobre los productos y/o servicios que se van a ofrecer.
El idioma suele representar un condicionante, por lo que el material a presentar debe estar al menos en inglés y si fuera posible en japonés, lo que será bien percibido como una prueba de su interés real.
Los japoneses siempre negocian en equipos numerosos. Cada miembro de ese equipo tiene una especialidad diferente, y nunca debe incomodarse o faltar el respeto a ninguno de ellos.
Por su forma de ser, los japoneses raramente dicen “no” en forma tajante, sino que utilizan frases, gestos y modalidades ambiguas, como el cambio del interlocutor o actos dilatorios que resultan difícil de interpretar para quienes desconocen su implicancia. Un "sí“ sólo quiere decir que se escucha y se comprende la propuesta, pero no implica aceptación, de modo que se recomienda hacer preguntas bien concretas, pero abiertas para lograr una mejor comprensión. Asimismo, prepararse para la escucha activa, respetando las pausas y los silencios.

 
 

Las negociaciones suelen comenzar con la presencia de un funcionario de nivel ejecutivo elevado para luego continuar con mandos intermedios, donde habrá una persona del lado japonés que tomará la iniciativa.
Suele ser la persona que conoce mejor el mercado específico y los competidores respecto a lo que se va ofrecer, de modo que es esencial establecer una buena relación con él, pero asumiendo que esa persona que lleva adelante la negociación no suele ser la encargada de cerrar los acuerdos.

El proceso japonés de toma de decisiones (conocido como Ringi System) es muy jerarquizado, pero se realiza por un consenso “bottom up” -de abajo hacia arriba- para finalmente elevarse la decisión final a alta dirección de la empresa.
Ningún funcionario por más alto rango que posea actuará en forma individual sino siempre en representación de la empresa, de modo que no posee ninguna autoridad ni flexibilidad para fijar o modificar una decisión por su propia cuenta.

Son extremadamente cautelosos y expertos en tácticas dilatorias con el fin de evitar los malentendidos y poder disponer de toda la información en forma previa a la toma de decisiones. En conclusión, es casi imposible que se cierre un acuerdo con una empresa japonesa en la primera negociación, por lo que habrá que asumir que es un proceso que demandará tiempo, paciencia y perseverancia.
Se trata de una negociación muchas veces tediosa y frustrante donde hay que aportar mucha información y/o muestras de productos, a veces en reiteradas ocasiones. Sin embargo, una vez logrado el acuerdo, éste se cumple a rajatabla y los negocios podrán mantenerse inalterables en el largo plazo, en forma segura y estable, con sus consecuentes beneficios, de modo que todo el esfuerzo tendrá finalmente su premio.

 
 

Oportunidades comerciales

Japón es la tercera economía del mundo y funciona como una gran vidriera y puerta de entrada para el resto del sudeste asiático. El mercado japonés es accesible y rentable pero se requieren esfuerzos específicos para superar la severa competitividad y exigencia de un público consumidor que reclama la excelencia. Deben programarse cuidadosamente las acciones en función de los segmentos del mercado de interés, explorando los canales más adecuados de comercialización y las normativas técnicas, comerciales y legales aplicables para su producto.
Asimismo, estar dispuestos a incorporar cambios en la presentación de los productos, adaptándolos al mercado, ya que al consumidor japonés no sólo le interesa su calidad y precio, sino también el aspecto y diseño externo de los productos.

Se pueden evitar varios dolores de cabeza buscando buenos aliados japoneses con conocimiento y capacidad para atender el sistema de distribución comercial japonés que es especialmente complejo, así como los trámites legales y administrativos.

“Es clave mantener
una visión a largo plazo
cultivando la confianza mutua
como base de los negocios”


El mercado japonés obliga a estar atendido de manera seria y continuada, sin interrupciones significativas.
En otro orden, es muy conveniente apoyarse en los instrumentos de promoción ya sean públicos como privados que facilitan la entrada al mercado japonés, principalmente ferias, misiones comerciales, rondas de negocios, etc.

Recomendaciones finales

En un vínculo comercial, es muy frecuente compartir comidas en restaurantes o acudir a bares de karaoke. Estos eventos tienen como finalidad estrechar relaciones personales y el grado de confianza, pero también se utilizan para profundizar sobre temas relacionados a los negocios en un ambiente de mayor franqueza y desinhibición, bajo el efecto del consumo de bebidas alcohólicas.

Por otra parte, en esas instancias es donde “desaparecen” momentáneamente las jerarquías y los roles, facilitándose la comunicación entre partes y eventualmente, zanjar diferencias y trabas.
A esta particular forma de vinculación se la conoce popularmente en Japón como “nomunication” (Nomu: beber + Communication) y forma parte de la cultura profunda de los negocios en Japón.

En las comidas o cenas de negocios se hacen muchos brindis (kanpai) y a cada brindis del anfitrión hay que corresponder con otro y seguramente entre tantos kanpai se van acercando las posiciones para lograr un exitoso negocio en Japón.